北京市希思科临床肿瘤学研究基金会项目管理制度

公益项目管理规定

一、 总则。

根据国家对基金会管理的各项法律法规，为使北京市希思科临床肿瘤学研究基金会公益项目管理更加制度化、科学化、规范化，确保项目的公益性和实施项目的质量，制定本规定。

二、 适用范围。

本规定适用于《北京市希思科临床肿瘤学研究基金会章程》规定的允许开展的所有公益项目，包括科学研究、学术交流、技术培训、患者教育等。

三、 项目管理流程。

项目管理流程包括项目发起、项目执行单位审批、服务机构选择、项目启动、项目督导、总结评估等。

四、项目管理人员在秘书长和办公室主任领导下，由项目管理部门负责具体事务。

五、项目立项

（一）根据社会需求，制订年度规划，拟定项目计划书，并发布项目请捐函。为了增加项目影响力，调动社会力量参与临床肿瘤学领域相关的公益事业，倡导联合相关学会、协会和其他机构共同发起项目。

（二）依据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》、《北京市希思科临床肿瘤学研究基金会章程》和其他相关法律法规，接受政府、企事业单位、社会团体等机构和个人的捐赠。

（三）不从事任何商业活动，不允许基金会工作人员、项目捐赠、执行单位、服务机构在公益项目中进行任何形式的商业宣传与推广。

（四）专业性较强、规模较大或项目捐赠/资助方提出要求的项目中，应组织专家对项目实施方案进行论证，确保项目的科学性和可操作性。

（五）接受独立法人机构的捐赠或资助，应在项目执行前与捐赠/资助方签署协议，协议的签署流程按《协议签署及拨款规定》执行。

六、项目服务机构管理

（一）“项目服务机构”指为由基金会根据项目工作内容择优选择，为项目的具体活动提供服务的公司，会议酒店暂不列入此范围。

（二）建立项目服务机构应同时符合以下条件：

1．具有独立法人资格；

2．证照齐全、有效；

3．经营范围与基金会项目需求相吻合；

4．具有较为丰富的公益项目服务经验和客户资源；

5．具有为公益项目服务所必需的人力资源。

（三）希思科基金会对候选服务机构提前进行利益冲突核查。与项目捐赠/资助方有隶属关系和/或股权关系的单位不作为该项目的候选服务机构。在与服务机构的委托协议的条款中应申明服务机构与项目捐赠/资助方无利益关系。

（四）原则上根据项目服务费用预算，按以下三种形式选择服务机构。

1．服务费用预算不高于50万元的项目，采用单一来源采购，由秘书处办公会议商定，根据既往服务质量和能力，选择合适的服务机构，并征求对方意见。如对方对服务项目和经费预算无异议，按照《协议签署及拨款暂行规定》签署委托协议。

2．服务费用预算高于50万元，且低于500万元（含500万元）的项目，采用邀请招标形式，项目管理人员在项目立项后，符合本项目要求的三家或三家以上服务机构发出招标通知书，明确服务项目、内容、数量和质量要求，提交办公会议研究决定。

3．服务费用预算高于500万元，或影响较大的项目，项目管理人员在项目立项后，根据国家相关规定进行公开招标或邀请招标，同等条件下，优先选择与基金会有合作经验的服务机构。

（五）如果项目周期超过一年，委托协议原则上每年重新签署，但最长不超过两年。原项目重新签署协议前，应对项目执行情况进行考核，合格者可以续约，考核不合格者，不再续约。

七、项目监管

（一）资料审定：在项目中使用的申请书、宣传材料、培训材料、会议搭建方案等须通过项目管理处进行形式审查，科研课题申请需要经过专家委员会评审（详见《科研基金管理办法》），其他项目中的专业内容最少需要两名专家委员会专家以书面或邮件形式确认，所有资料须审定后方可用于项目活动。

（二）进度监管：严格按照实施方案中确定的时间表开展各项活动，要求项目执行单位/或服务机构及时反馈工作进展，因故无法在规定时间内完成任务的，应及时向项目管理人员报告，无故拖延进度且警告无效者，基金会应采取有效措施确保项目的顺利实施。

（三）项目督导：项目执行过程中，项目管理人员应进行督导，发现问题及时解决。督导内容包括项目执行情况、项目资料归档、经费执行情况等，督导形式包括现场调研、座谈、查阅资料等。督导人员在督导结束后应向项目管理处提交督导记录或报告。

（四）项目宣传：项目管理人员应注意收集、汇总项目活动信息，经领导同意后及时通过基金会网站和微信平台发布相关新闻稿件。

（五）评估验收：项目结束后，根据项目的不同特点和要求，选取第三方评估、项目工作检查、材料审核、召开总结会等形式对项目的实施过程、实施效果和经费执行情况进行评估验收。

八、知识产权管理

（一）项目管理过程中，涉及知识产权的，须严格执行国家有关法律法规。

（二）除科研基金项目和协议中有特别约定的公益项目，北京市希思科临床肿瘤学研究基金会对项目成果（包含但不限于公益平台、原始数据、调查结果、宣传培训材料等）拥有全部知识产权；协议中有特别约定的公益项目，依协议约定确定各方知识产权；科研基金项目所取得的研究成果，知识产权归属研究者所有。

（三）项目成果的所有原始资料应根据具体项目要求的时限报送北京市希思科临床肿瘤学研究基金会统一管理，如无特殊原因，报送时间不得晚于项目结束后两个月；

（四）持续运行的数据平台，希思科基金会项目管理人员应获得最高用户权限，以便随时进入系统实施监管；

（五）所有宣传材料和调查报告，必须注明“北京市希思科临床肿瘤学研究基金会版权所有”，项目合作单位使用上述资料，需经希思科基金会授权；

（六）项目管理人员向外发送项目原始数据、调查报告、课件、宣传资料须秘书长或办公室主任签字同意；调查报告、课件等须转换为pdf格式发送。

（七）研究者利用基金会资助项目发表论文论著时，应注明“由北京市希思科临床肿瘤学研究基金会***项目资助”，论文论著影印件电子版应报送希思科基金会备案。

（八）基金会资助的学术交流活动中，讲者对自己发言的课件、视频和音频拥有知识产权，如项目需要公开上述资料，须与讲者签署授权书，未获本人授权不得公开。

九、项目文档管理

（一）“项目文档”包括项目产生的最终版电子文档和纸质文档。具体类型包括：

1．项目请捐函；

2．捐赠协议（含经费预算）；

3．项目计划书/或实施方案；

4．招投标文件（如有）：包含招标通知书、投标书及附件、评标记录材料；

5．委托协议书/课题任务书；

6．督导记录资料；

7．项目会议资料：包含会议通知、日程、签到表；

8．图片、视频、音频资料；

9．项目评估报告、总结报告/研究报告；

10．根据项目计划书/实施方案，需要收集的其他资料。

（二）与捐赠方、项目执行方、项目服务方等签署的协议加盖印章后的原件，均交由财务管理处永久保存并扫描为电子版，其它相关人员可留存复印件；课题任务书由项目管理人员保管。

（三）项目管理人员应注意收集整理上述资料，并在项目结束后进行整理编排，并对纸质材料装订成册，统一交办公室专人管理，同时项目管理人员应保留备份。办公室每年年底对资料归档情况进行审核。

（四）项目工作交接时，交接双方应依照项目文档清单确认，交接内容包含过程文件和最终版文件，并明确区分。

（五）含有专家、医生、患者/感染者及其家属等个人信息的资料保存时必须设置密码；通过互联网（包含但不限于电子邮件、QQ、微信等）发送相关文件时，必须单独加密，并通过另外的渠道将密码告知接收方。

（六）涉密文件使用前，行政办公室人员应明确告知项目管理人员，涉密文件的管理按照国家《保密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》等法律法规执行。违反规定的，视情节严肃处理。

（七）具体管理办法依据《档案管理制度》执行。