档案管理制度

为加强档案管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，使档案管理达到规范化、合理化、标准化，充分发挥档案在基金会各项工作中的作用，妥善保管证书和印章，根据《中华人民共和国档案法》、和证书印章管理的有关规定，结合基金会实际制定本办法。具体内容如下：

1.档案管理的范围

基金会的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

2.档案的管理部门

基金会行政事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对基金会各类档案进行收集、整理和归档。

档案管理员的职责：保证各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

3.档案的分类

基金会档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。根据基金会实际情况,将所涉及的档案划分为三大类：（A）行政管理、（B）人事管理、（C）财会档案、（D）、项目档案（E）志愿者档案。

4. 资料的收集与整理

1)基金会的归档资料实行 “年度归档”制度。

2)在档案资料归档期，由档案管理员分别向各部门收集应该归档的原始资料。各部门应积极配合与支持。

3)凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4)专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5)档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

5.归档要求

1)归档的文件材料要完整、系统、准确。

2)归档的文件材料都应留复印件

3)存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

4)档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整。

5)文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

5.档案的移交

档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

6.档案的借阅

1)理事长、办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2)因工作需要，基金会的其他人员需借阅非密级档案时，由借阅人办理《借阅档案申请表》送理事长核批。

3)基金会档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由理事长批准。

7.档案的保管

要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。

8.档案的销毁

1)基金会任何个人或部门非经允许不得销毁基金会档案资料。

2)当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《档案资料销毁审批表》交理事长审核批准后执行。

3)经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

4)在销毁公司档案资料时，必须由理事长指定专人监督销毁。